Zarządzanie wiadomościami konfigurujemy za pomocą reguł programu Microsoft Outlook. Microsoft Outlook: Utwórz nowy folder Zarządzaj regułami i alertami programu Outlook
Korzystanie z reguł dla wiadomości programu Outlook pozwala zaoszczędzić czas, który można by poświęcić na rutynowe procesy i znacznie zwiększyć produktywność. Wystarczy raz ustawić zasady, a w przyszłości określone warunki będą stosowane automatycznie. Najpopularniejszą regułą, z której korzystają chyba wszyscy użytkownicy Outlooka, jest sortowanie wiadomości do folderów. Bez tego sortowania w mojej skrzynce pocztowej panowałby totalny chaos. Jakie inne reguły można skonfigurować w Outlooku?
Reguły w Outlooku dzielą się na dwie kategorie: zorganizowane reguły i świadome reguły. Alternatywnie możesz utworzyć pustą regułę, aby dostosować ją w dowolny sposób.
- organizacja. Te reguły pomagają przechowywać i śledzić wiadomości. Na przykład możesz utworzyć regułę dla wiadomości od określonego nadawcy, takiego jak Jegor Tribałow, aby jego wiadomości ze słowem „raport” w wierszu tematu były oznaczane do śledzenia, kategoryzowane jako „Raporty” i przenoszone do folder o nazwie „Raporty Jegora”.”.
- Świadomość. Reguły te zapewniają, że użytkownik jest powiadamiany w taki czy inny sposób o otrzymaniu określonej wiadomości. Na przykład możesz utworzyć regułę dla telefon komórkowy użytkownik automatycznie otrzymał wiadomość, gdy otrzymał wiadomość od swojego menedżera.
- Zacznij od pustej reguły. Reguły te są tworzone przez użytkownika bez pomocy szablonu reguł, co pozwala na tworzenie całkowicie niestandardowych reguł.
Twórz wbudowane szablony reguł dla standardowych scenariuszy
Na karcie Plik Wybierz przedmiot Zarządzaj regułami i alertami.
W oknie dialogowym Zasady i alerty patka Zasady e-maili naciśnij przycisk Nowy.
W grupie Krok 1 wybierz żądany szablon z kolekcji szablonów organizacja Lub Świadomość.
W grupie Krok 2 kliknij podkreśloną wartość. Przy wyborze łącza odbiorcy lub grupa publiczna, otworzy się książka adresowa.
W oknie Krok 1. Wybierz warunki filtrowania wybierz warunki, które muszą spełniać wiadomości, aby reguła została zastosowana.
W grupie Krok 1 wybierz akcję, która ma zostać podjęta dla reguły, gdy zostaną spełnione określone warunki.
W grupie Krok 1 wybierz wyjątki od reguły, a następnie kliknij przycisk Dalej.
W oknie Krok 1 wprowadź nazwę reguły.
W grupie Krok 2 zaznacz pola dla żądanych opcji.
Jeśli chcesz zastosować tę regułę do wiadomości, które już znajdują się w folderze w pudełku, Sprawdź pudełko Uruchom tę regułę dla wiadomości, które są już w skrzynce odbiorczej.
Utwórz reguły z wiadomości
Ponadto możesz szybko utworzyć regułę na podstawie już otrzymanych wiadomości. Najbardziej logicznym zastosowaniem tej reguły jest przeniesienie wiadomości od danego nadawcy/grupy nadawców do jednego folderu.
Kliknij wiadomość, dla której chcesz utworzyć regułę, a następnie na karcie dom w grupie Przenosić Kliknij Zasady.
Sugerowane reguły są wyświetlane w zależności od nadawcy i odbiorcy wiadomości.
Wykonaj jedną z następujących czynności:
- Kliknij jedną z sugerowanych reguł, wybierz folder docelowy, a następnie kliknij OK.
- Aby wyświetlić inne opcje reguł na podstawie nadawcy, odbiorców lub tematu wiadomości, wybierz Stwórz zasadę.
Otworzy się okno dialogowe Utwórz regułę.
- W polu Gdy otrzymasz wiadomość, która spełnia następujące warunki zaznacz pola dla żądanych warunków.
- W polu Wykonaj następujące czynności zaznacz pola wyboru akcji, które reguła powinna podjąć, gdy zostaną spełnione określone warunki.
- Pole wyboru Przenieś element do folderu.
Kliknij istniejący folder lub kliknij przycisk Tworzyć aby utworzyć folder do przechowywania określonych wiadomości.
Aby dodać dodatkowe warunki, akcje lub wyjątki od reguły, kliknij Dodatkowo i postępuj zgodnie z dalszymi instrukcjami w kreatorze reguł.
Myślę, że wszyscy administratorzy Exchange i pracownicy pomocy technicznej napotkali nieprawidłowo skonfigurowane reguły programu Outlook i często musieli spędzić sporo czasu, próbując rozwiązać problem. Gdyby istniała możliwość zdalnego zarządzania regułami bez przerywania pracy użytkownika, wielu by to bardzo pomogło.
Na szczęście, jeśli używasz Wymiana serweru 2010 to jesteś szczęściarzem. Możemy użyć powłoki Exchange Management Shell i kilku poleceń cmdlet, aby wykonać całą pracę nad regułami. Mamy możliwość tworzenia, usuwania, wyłączania i modyfikowania reguł skrzynka pocztowa bez interakcji użytkownika!
Zrozumienie przetwarzania reguł
Reguły po stronie serwera nie wymagają żadnych działań ze strony komputera lokalnego. Jako przykład takich reguł można wskazać: zmianę ważności wiadomości, przeniesienie przychodzącej wiadomości do określonego folderu, usunięcie wiadomości i tak dalej.
Reguły po stronie klienta wymagają przetworzenia przez program Outlook. Przykładem takiej reguły może być przeniesienie określonej wiadomości do folderu PST. Ta reguła nie może być przetwarzana po stronie serwera, ponieważ serwer z nim nie współpracuje Pliki PST w tym kontekście.
Gdy tworzysz regułę w programie Outlook, a niektóre opcje wymagają przetwarzania po stronie klienta, program Outlook ostrzega, wyświetlając następujący komunikat:
Dlaczego ważna jest znajomość różnic między typami przetwarzania reguł? Kiedy zarządzamy regułami za pomocą Exchange Management Shell, wszystkie reguły działające po stronie klienta zostaną usunięte.
Tworzenie reguł w Outlooku 2010…
Tworzenie reguł w programie Outlook 2010 jest bardzo łatwe. Aby to zrobić, kliknij przycisk zasady, znajduje się w menu Dom, następnie naciśnij Zarządzaj regułami i alertami… a zobaczysz listę wszystkich reguł. Jeśli masz jakieś reguły klienta, są one oznaczone jako (tylko klient) na końcu każdej reguły.
Zobacz zasady przez EMS
Teraz, gdy wiemy już, jak tworzyć reguły za pomocą programu Outlook 2010, nadszedł czas, aby dowiedzieć się, jak uzyskać listę wszystkich reguł dla określonego użytkownika za pomocą powłoki Exchange Management Shell.
Polecenie cmdlet użyte do pobrania listy nosi nazwę Get-InboxRule:
Get-InboxRule - Skrzynka pocztowa
Jeśli chcesz zobaczyć konkretną regułę, użyj polecenia
Get-InboxRule - Skrzynka pocztowa
Aby uzyskać wygodniejszy wgląd w zasady, użyj następującej konstrukcji:
Get-InboxRule - Skrzynka pocztowa
Zmiana zasad
Załóżmy, że Twój kierownik ma regułę, która ustawia wiadomości zawierające słowo Lista płac w niebieskiej kategorii. Jednak dziś rano nagle zdecydował, że byłoby o wiele zabawniej, gdyby te listy zostały skategoryzowane na czerwono i oznaczone jako ważne.
Mamy różne sposoby rozwiązania tego problemu: możemy wysłać pracownika pomocy technicznej, który naprawi regułę na miejscu w 10 sekund lub możemy zdalnie połączyć się z managerem i wykonać ta akcja, lub możemy skorzystać z tego poradnika i zrobić wszystko szybko i pięknie nie przerywając pracy użytkownika.
Bardziej preferowane wydaje się rozwiązanie, które zajmie jak najmniej czasu i nie narazi Cię po raz kolejny w obliczu władz? Więc zróbmy to. Najpierw uruchommy polecenie cmdlet z poprzedniej sekcji, aby wyświetlić reguły.
Przyjrzyjmy się teraz regule bardziej szczegółowo za pomocą polecenia cmdlet:
Get-InboxRule – Mailbox Anderson - Identity „Temat zawiera„ Lista płac ””
a na poniższym rysunku widać, że musimy zmienić atrybuty ApplyCategory i MarkImportance.
Teraz wiemy, jakich atrybutów potrzebujemy, od naszego lidera wiemy, jakie wartości należy im przypisać, zróbmy tak:
Set-InboxRule - Mailbox Anderson - Identity "Temat zawiera listę płac" - ApplyCategory (Czerwona kategoria) -MarkImportance 2
Teraz przetestujmy regułę i upewnijmy się, że wszystko działa.
Wyłączanie lub usuwanie reguł
Mamy również możliwość wyłączenia lub usunięcia reguł. Załóżmy, że nasz lider znowu zmienił zdanie (czasami mają coś do zrobienia) i teraz nie chce, co zrobić z wiadomościami zawierającymi słowo lista płac nastąpiły jakieś zmiany. Możemy to osiągnąć po prostu wyłączając regułę za pomocą następującego polecenia cmdlet:
Disable-InboxRule - Mailbox Anderson - Identity „Temat zawiera„ Listę płac ””
Wynik można zobaczyć na poniższym rysunku:
Jeśli chcesz całkowicie usunąć regułę, proces jest bardzo podobny, jedyną różnicą jest polecenie cmdlet. Używać:
Usuń regułę skrzynki odbiorczej – Skrzynka pocztowa
Polecenie cmdlet poprosi o potwierdzenie usunięcia. Naciśnij Y, a reguła zostanie usunięta
Tworzenie reguł za pomocą EMS
Oprócz zmieniania, usuwania i wyłączania reguł możemy również tworzyć nowe reguły za pomocą Exchange Management Shell. Załóżmy, że chcemy stworzyć regułę, zgodnie z którą każda wiadomość pochodząca z działu IT będzie miała przypisaną pomarańczową kategorię i wysoką wagę.
Do tworzenia ta reguła zostanie użyte następujące polecenie cmdlet:
New-InboxRule -Skrzynka pocztowa anderson -Nazwa ADM_ITRule -From [e-mail chroniony]-ApplyCategory „Pomarańczowa kategoria” -MarkImportance „High”
Korzystając z tej koncepcji, możemy stworzyć reguły dla grupy użytkowników. Załóżmy, że musimy skonfigurować poprzednią regułę dla wszystkich użytkowników. Możemy to zrobić za pomocą następującego polecenia cmdlet:
Pobierz skrzynkę pocztową | foreach( New-InboxRule -Mailbox $_.Name -Nazwa
Pamiętaj, co zostało powiedziane na samym początku artykułu. Po uruchomieniu tego skryptu wszystkie reguły uruchomione po stronie klienta zostaną usunięte. W przypadku tego konkretnego skryptu wszystkie reguły zostaną usunięte dla wszystkich użytkowników. Bądź ostrożny.
Wysokiej jakości i niedrogi remont mieszkania pod klucz. Znakomici rzemieślnicy zrobią cukierki z Twojego mieszkania lub domu. Kwestia mieszkaniowa zazieleni się z zazdrości po obejrzeniu tej naprawy.
Moim zdaniem kuchnia to najważniejsza część domu. W nim pojmujemy mądrość gotowania, podziwiamy powstałe potrawy. A przebywanie w brzydkiej, źle zorganizowanej kuchni jest dla mnie po prostu obrzydliwe. Dlatego kuchnie Dolgoprudny dały mi dokładnie to, czego chciałam - piękną, wygodną, funkcjonalną kuchnię.
Mała uwaga w temacie ograniczeń dotyczących maksymalnego rozmiaru reguł w Outlooku. Outlook Rules to potężne narzędzie, które pozwala zorganizować i zautomatyzować pracę użytkownika w Outlooku.
Dzięki regułom możesz ustawić ruch, przekazywanie, usuwanie korespondencji przychodzącej i wychodzącej, organizować sortowanie i kategoryzację listów i wiele więcej… Nie możesz jednak stworzyć nieskończonej liczby reguł, ponieważ maksymalny rozmiar reguł jest ograniczony - i nie jest to ograniczenie samego Outlooka, ale serwera pocztowego Exchange, na którym przechowywana jest skrzynka użytkownika.
W niektórych przypadkach podczas tworzenia lub edytowania reguł w Outlooku może pojawić się okno z komunikatem, że reguły nie można zapisać na serwerze:
Co najmniej jedna reguła nie została przekazana do serwera Exchange i została wyłączona. Być może niektóre opcje nie są obsługiwane lub nie ma wystarczającej ilości miejsca do przechowywania wszystkich reguł.
W angielskiej wersji programu Outlook błąd wygląda następująco:
Oznacza to, że w twoim pudełku na serwer poczty elektronicznej Giełdzie zabrakło miejsca na przechowywanie reguł. Ilość miejsca przeznaczonego na reguły zależy od wersje Microsoftu Giełda:
- Wymiana 2003- 32 Kb jest przeznaczone na reguły (średnio wystarcza to na przechowywanie 20 - 25 reguł)
- Giełda 2007/ Giełda 2010/ Giełda 2013/2016- 64 Kb jest przeznaczone na zasady
W programie Exchange 2003 limit maksymalnego rozmiaru reguły jest stały i nie można go zmienić. W nowszych wersjach Exchange ilość pamięci do przechowywania reguł można zwiększyć do 256 KB. Limit reguły ustalany jest indywidualnie dla każdego użytkownika za pomocą specjalnego atrybutu ZasadyKwota.
Bieżący limit reguł programu Exchange dla określonego użytkownika można znaleźć, uruchamiając następujące polecenie w konsoli zarządzania programu Exchange:
Nazwa użytkownika Get-Mailbox | ft nazwa, Limit reguł
Aby zwiększyć pamięć dla skrzynki:
Set-Mailbox -tożsamość nazwa użytkownika -RulesQuota 256Kb
Notatka. Limit rozmiaru reguły można ustawić na następujące wartości: 64 KB, 128 KB lub 256 KB.
Jeśli potrzebujesz zwiększyć limit reguł dla wszystkich skrzynek jednocześnie, polecenie pomoże ci:
Pobierz skrzynkę pocztową | Set-Mailbox -RulesQuota 128KB
W przypadku, gdy to miejsce do przechowywania reguł jest niewystarczające, zaleca się użytkownikowi skorzystanie z następujących manipulacji:
- Usuń niepotrzebne reguły
- Scal reguły (np. przenoszenie e-maili do tego samego folderu)
- Zmniejsz nazwy reguł
- Jeśli jedna z reguł przenosi wiadomości e-mail do pliku foldery osobiste.pst, należy przenieść archiwum do katalogu o krótszej ścieżce. Na przykład z C:\Documents and Settings\winitpro\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\mymail2013.pst do C:\mail\mymail2013.pst
Korespondencja biznesowa w Internecie stała się w naszych czasach codziennością. Poprzez e-maile masa wymaganego i ważna informacja, wysyłane są dokumenty, a nawet zawierane są transakcje. Co zrobić, jeśli Twoja praca jest bezpośrednio związana z e-mail, ale z jakiegoś powodu (wakacje, podróż służbowa) nie będziesz mieć dostępu do swojego konta pocztowego? Outlook pozwala na kontakt z odbiorcami nawet na odległość.
Jak zrobić automatyczną odpowiedź w Outlooku: szablony i reguły
Użytkownik Outlooka ma do wyboru dwie opcje automatycznych akcji na wiadomościach przychodzących i wychodzących: szablony i reguły.
Szablony upraszczają proces tworzenia i wysyłania wiadomości, których treść często się powtarza, różniąc się jedynie kilkoma danymi (dosłownie kilkoma słowami lub liczbami). W swej istocie szablony są przechowywanymi wiadomościami, do których wstawiane są nowe dane tuż przed wysłaniem.
Zasady w Microsoft Outlook- są to akcje wykonywane automatycznie na wiadomościach, tworzonych na podstawie istniejącego szablonu lub określonych warunków.
Przejdźmy przez proces tworzenia zarówno szablonów, jak i reguł, a także różnic dla różne wersje perspektywy.
Utwórz szablon dla programu Outlook 2003 i 2007
Jest mało prawdopodobne, aby ktokolwiek inny używał tych „dinozaurów” ze świata e-maili, ale jeśli masz szczęście, aby je zdobyć Miejsce pracy z takim oprogramowaniem, ta instrukcja jest dla Ciebie.
Utwórz szablon dla wersji programu Outlook 2010-2016
Algorytm działań w późniejszych wersjach jest znacznie uproszczony, ale jednocześnie w ustawieniach dodano nową funkcjonalność.
Utwórz regułę dla programu Outlook 2007 i 2003
Aby utworzyć regułę w Outlooku w wersjach 2003 i 2007, wykonaj następujące czynności:
Jakie są różnice w ustawieniach dla wersji 2010, 2013, 2016
Nie ma zasadniczej różnicy w ustawieniach. Istnieją małe ulepszenia w procesie.
Wideo: jak włączyć automatyczną odpowiedź w programie Outlook 2013
Jak wyłączyć automatyczną odpowiedź
Nadal jest to łatwiejsze niż przy ustawianiu inkluzji. W wersjach 2010-2016 następnym razem, gdy zalogujesz się do Outlooka z włączonymi automatycznymi odpowiedziami, zobaczysz odpowiednie ostrzeżenie („W tym celu konto wysyłane są automatyczne odpowiedzi). Kliknij przycisk „Wyłącz”, a wszystkie opcje zostaną wyłączone.
W wersjach 2007 i 2003 należy przejść do menu „Serwis”, do pozycji „Zastępca” i wybrać podpunkt „Jestem w pracy”.
Przejdź do usługi „Zastępca” i wyłącz automatyczną odpowiedź Klient poczty e-mail programu Outlook znacznie ułatwia pracę z pocztą e-mail. Bez wątpienia automatyczna sekretarka w czasie wakacji dla osoby, której praca jest stale związana z korespondencją, jest rzeczą nieodzowną. Pozostaje tylko poprawnie skonfigurować parametry swojego osobistego „zastępcy” i z czystym sumieniem zająć się swoimi sprawami lub po prostu odpocząć!
