Program do automatycznego wypełniania certyfikatów. Przydatne programy do pracy z dokumentami

Zbieranie danych nie musi być drogie. Właściwie to nie powinno kosztować ani grosza. Istnieje wiele świetnych darmowych narzędzi, które mogą robić to samo, co drogie narzędzia do tworzenia formularzy i ankiet.

Oto niektóre z najlepszych darmowe aplikacje zbierania danych w postaci formularza lub ankiety.

6 najlepszych darmowych aplikacji do tworzenia formularzy.

Konstruktorzy formularzy to jedne z najbardziej elastycznych aplikacji. Można nimi zbierać dane w arkuszach kalkulacyjnych, płacić za zakupy w sklepie internetowym czy planować start-up. Te konstruktory ułatwiają tworzenie Formularz kontaktowy dla witryny. Są jak cyfrowe klocki Lego: dodaj niezbędne elementy, dostosuj i Twoje dzieło jest gotowe.

1. Formularze Google: do integracji z Arkuszami Google.

Jeśli korzystasz już z Dokumentów Google, Arkuszy Google i Gmaila, nie zapomnij o Formularzach Google, świetnej opcji tworzenia bezpłatnych formularzy. Ta aplikacja jest osadzona w aplikacje Google, jest bardzo łatwy w użyciu i automatycznie synchronizuje się z Arkuszami Google. Te funkcje wystarczą do stworzenia prostej formy.

W Formularzach Google dostępnych jest ponad 10 rodzajów formularzy z wygodnym wprowadzaniem tekstu. Twórz tyle formularzy, ile chcesz, dodaj tyle opcji odpowiedzi, ile mieści się w arkuszu kalkulacyjnym — nie ma ograniczeń. Skryptów formularzy Google możesz także używać do dodawania powiadomień, sprawdzania poprawności, logiki działań i nie tylko.

Aplikacja nie ma możliwości przesyłania plików ani przyjmowania płatności. Motywy formularzy są dość proste i nietrudno będzie stwierdzić, czy jest to produkt Google. Ma jednak wszystkie podstawowe funkcje i jest całkowicie darmowy.

2. Typeform: dla nowoczesnych form projektowych.

Nieograniczona liczba formularzy i odpowiedzi jest udostępniana bezpłatnie. Dostęp do dodatkowych funkcji, takich jak pola płatności, można uzyskać, aktualizując aplikację.

3. Ninja Forms: Do tworzenia formularzy dla WordPress.

Czasami aplikacje budujące formularze są przeładowane niepotrzebnymi opcjami. Jeśli nie chcesz przesyłać plików ani uzyskiwać długich odpowiedzi, ale chcesz tylko szybkich odpowiedzi od odbiorców, ankiety doskonale nadają się do tej funkcji.

Aplikacje do formularzy i ankiet są bardzo podobne, ale te drugie są idealne do zadawania prostych pytań i uzyskiwania prostych odpowiedzi.

Taka z pozoru drobnostka, jak wypełnienie papierowych formularzy, może sprawić wiele kłopotów i przerodzić się w prawdziwy problem! Zwłaszcza jeśli na każdym kroku pojawia się konieczność wielokrotnego wypełniania papierowych formularzy. Na przykład przy wypełnianiu metryk urodzenia, świadectw szkolnych, pełnomocnictw czy ankiet pracowniczych. Nawet z maszyną do pisania i doświadczoną maszynistką jest to długa i kłopotliwa czynność: każdy formularz trzeba włożyć do maszyny i wypełnić wymagane pola. Jeśli takich formularzy są setki lub tysiące, błędy są nieuniknione wraz z ich późniejszym rozmazywaniem korektorem i korektą. Najbardziej irytujące jest to, że wiele pól w takich formularzach jest dokładnie takich samych (np. adres, dane i nazwa organizacji), ale trzeba je każdorazowo uzupełniać. Oczywiście można użyć kalki maszynowej do wypełnienia kilku formularzy jednocześnie, ale i tutaj pojawiają się problemy:

Papier firmowy jest najczęściej bardzo gruby, co pozwala uzyskać nie więcej niż 2 lub 3 kopie w jednym przejściu maszyny do pisania.
Formularze mogą różnić się od siebie wielkością marginesów: górnego lub dolnego, lewego lub prawego. Prowadzi to do tego, że tekst na kopiach jest przesunięty względem pól do wypełnienia: okazuje się brzydki lub całkowicie „nieczytelny”.
Jeżeli maszynistka popełniła błąd, należy go poprawić na wszystkich egzemplarzach.
Każdy formularz nadal będzie musiał zostać ponownie włożony do maszyny do pisania i wypełniony polami różniącymi się od pozostałych: na przykład „Nazwisko” i „Imię”.

A na komputerze?

Rzeczywiście, dlaczego nie obejść się przy pomocy nowoczesnych środków? Co więcej, większość dokumentów jest teraz generowana automatycznie przy użyciu specyficznego dla branży oprogramowania oprogramowanie i drukuje bez problemów. Ale co, jeśli pilnie potrzebujesz wypełnić dokument, który istnieje tylko na papierze, na przykład nowy formularz podatkowy? Możesz oczywiście „narysować" go w Excelu i wydrukować na drukarce. Proces tworzenia formularza zajmie dużo czasu, ale mimo to zadanie zostanie rozwiązane. Ale list, zaświadczenie lub dyplom muszą być wypełnione out - pięknie wydrukowane żądany tekst w określonym miejscu na formularzu. Jak to zrobić z komputerem i drukarką?

Można w zasadzie odmierzyć szablon co do milimetra, stworzyć i odpowiednio oznaczyć dokument w Wordzie i wpisać tekst w określone miejsce tego dokumentu. Następnie wykonać kilka zdjęć, drukując najpierw wprowadzone informacje na czysty arkusz i sprawdzanie go „światłem” – czy szablon trafi we właściwe miejsce? To właśnie ten obraz wypełniania formularzy zaobserwowano kiedyś w jednym z oddziałów szanowanego Sbierbanku. O dziwo, nie był to jakiś rodzaj kart okolicznościowych, które nie bały się „schrzanić”, które zostały wypełnione w ten sposób, ale rachunki - papiery wartościowe, które psują „jak śmierć”. Zadanie komplikował fakt, że banknoty różniły się wielkością górnych marginesów , więc każdy formularz wymagał indywidualnego „wystrzelenia”. Dopiero potem sam wartościowy dokument został włożony do drukarki. Czy to nie kłopotliwe? A jeszcze bardziej śmieszne mieć takie problemy z wypełnianiem formularzy w dobie zaawansowanej technologii komputerowej.

Biuro pilotażu formularzy

Nie warto powtarzać tak smutnego doświadczenia, ponieważ istnieje alternatywa dla maszyny do pisania. Do wypełniania wszelkiego rodzaju formularzy papierowych potrzebny będzie komputer, skaner, drukarka oraz biuro Form Pilot Office (dalej po prostu Form Pilot). Formularz wypełniony w tym programie można nie tylko wydrukować, ale także wysłać faksem lub e-mail, nawet eksportując go wcześniej do formatu PDF, jeśli to konieczne. Wszystko odbywa się w ten sposób. Bezpośrednio z Form Pilot”a uruchamiany jest proces skanowania formularza papierowego, a po jego zakończeniu obraz wynikowy pojawia się w oknie nowego dokumentu programu. Wbudowane narzędzia programu pozwalają wyrównać obraz (jeśli został nierównomiernie włożony do skanera) i przyciąć „czerń”, która pojawiła się w wyniku skanowania. Następnie program jest wskazywany przez położenie lewego górnego rogu, a dokument jest gotowy do wypełnienia.

Najczęściej wystarczy wpisać tekst. W tym celu używane jest specjalne narzędzie, po wybraniu kursor myszy staje się podobny do wiecznego pióra. Wystarczy kliknąć to pióro wieczne w odpowiednim miejscu na formularzu i wypełnić pole tekstowe, które się pojawi. Pozostaje wysłać wpisany tekst do druku, ustawiając przełącznik w pozycji „Drukuj na przygotowanym formularzu”. W tym samym czasie formularz papierowy powinien oczywiście znajdować się w drukarce. Po wydrukowaniu będzie wyglądać dokładnie tak samo jak na ekranie monitora. Możesz także wydrukować na pustym arkuszu - cały dokument z obrazem formularza i wpisanym tekstem.

Wypełnianie formularzy elektronicznych

Wypełnianie papierowych formularzy to bez wątpienia „główna atrakcja” programu Form Pilot. Ale z takim samym powodzeniem możesz wypełniać formularze elektroniczne w różnych formatach: PDF, HTML, DOC, XLS, TXT i inne. W tym celu wystarczy otworzyć dokument w swojej natywnej aplikacji i „wydrukować” go na drukarce Form Pilot Office. Dobrze słyszeliście – drukarka o tej nazwie pojawia się na liście „rzeczywistych” urządzeń po zainstalowaniu Form Pilot „a. W rzeczywistości dokument oczywiście nie zostanie wydrukowany, a jedynie otworzy się w Form Pilot” do wypełnienia. W ten sam sposób możesz wypełnić dowolny formularz w formie graficznej, w tym celu wystarczy otworzyć plik z jego obrazem w Form Pilot.

Oprócz tekstu możesz wstawić gotowy obraz do dokumentu, jakiś symbol lub narysować coś samodzielnie (program zawiera standardowe narzędzia do rysowania). Na przykład możesz narysować brakujące linie w formularzu, „podpisać” dokument, wkładając do niego zeskanowany podpis, pieczątkę lub pieczęć. Często używane obiekty graficzne i tekstowe można umieścić na „półce”, a następnie po prostu „przeciągnąć” je stamtąd do innych dokumentów. Wykorzystanie szablonów pozwala również zautomatyzować i uprościć tworzenie nowych dokumentów. Z ich pomocą możesz szybko utworzyć nowy dokument, korzystając z oryginalnych informacji z szablonu. Pola tekstowe o zmiennej zawartości mogą pozostać puste w szablonie i wypełnione podczas drukowania formularzy.

Wielokrotne wypełnianie formularzy

Załóżmy, że musisz wypełnić jakieś papierowe akta dotyczące pracowników. W sposób opisany powyżej tworzysz dokument Form Pilot i zapisujesz go jako szablon. Następnie otwierasz ten szablon, wypełniasz dane dla każdego pracownika i drukujesz. Jednocześnie bardzo chciałbyś zapisać wszystkie wprowadzone dane osobowe.Jak to zrobić?oczywiście każdą wypełnioną ankietę zapisuj w osobnym pliku, ale jeśli takich ankiet są setki lub tysiące, to dobrze będzie się pogubić w tych plikach.

Form Pilot eliminuje konieczność wielokrotnego wypełniania tego samego formularza. Program utrzymuje własną bazę danych dla każdego z tworzonych formularzy. Jeżeli masz 100 pracowników to możesz zrobić 100 wpisów do bazy w formularzu z ankietą i zapisać to wszystko w jednym pliku Form Pilot. Co dobre, wypełniając bazę absolutnie nie musisz „jeździć w tych samych polach dla każdego wpisu - możesz utworzyć duplikat wpisu w oparciu o dowolną opcję wypełnienia formularza. Pozostaje tylko zmienić lub dodać to, czego potrzebujesz i wydrukować wypełnione formularze.

Ponadto formularzy nie można wypełniać ręcznie, jeżeli dane do nich są dostępne w „gotowych” bazach danych. Wystarczy zaimportować z tych baz (Access, Excel, DBF i inne) do dokumentu Form Pilot i będzie można po prostu wydrukować automatycznie wypełnione formularze. A jeśli potrzebujesz ponownie posortować dane w bazie, uzyskać na ich temat statystyki lub wydrukować dane dla wszystkich pól na jednym arkuszu w formie tabeli, to możesz skorzystać z funkcji eksportu danych z Form Pilota bazy danych do zewnętrznej bazy danych.

Pakiet pilotażowy formularza + wypełniacz formularzy

Do wypełniania formularzy przygotowanych w Form Pilot "e, istnieje osobny program - Form Filler Pilot. W tym "pilotażowym" analogu "Adobe Reader" można wypełnić tylko te pola, które zostały utworzone w Form Pilot "e. To komu by się wydawało, czy potrzebny jest program o tak okrojonych możliwościach?Jednak to właśnie tak dotkliwe ograniczenie Form Fillera pozwala programowi na znajdowanie interesujących aplikacji.

Na przykład możesz „rozpowszechniać” ten program wśród klientów w celu wypełniania umów i innych dokumentów (program jest bezpłatny na rynku rosyjskim). Niesławnym faktem jest to, że wypełniając formularze w formacie DOC, klienci mogą nie tylko przypadkowo zepsuć dokument, ale także celowo zmienić jego część. Ale formularza przygotowanego w Form Pilot „e” nie da się „skręcić” ani poprawić, a jedynie wypełnić, wydrukować lub odesłać e-mailem.

Moduł wyszukiwania nie jest zainstalowany.

Mam nadzieję, że Balovskiak

Użytkownicy, którzy często spędzają dużo czasu w Internecie, na przykład rejestrując produkty, wysyłając materiały lub robiąc zakupy online, spędzają dużo czasu na wypełnianiu różnych formularzy internetowych. Loginy, hasła, nazwy, adresy, indeks i więcej...

Niekończące się oczekiwanie na zakończenie rejestracji po wprowadzeniu prawie tych samych danych. Aby uprościć tę rutynową pracę, mogą być specjalne programy zaprojektowane do automatycznego wypełniania formularzy.

Istnieje wiele programów tej klasy w Internecie, ale wśród nich jest tylko kilku prawdziwych ogólników, ponieważ większość z tych programów ma często zbyt wąską specjalizację.

Podczas surfowania po Internecie często musisz wypełniać różne formularze na stronach internetowych, podając te same dane - nazwisko, imię, adres, datę urodzenia i wiele innych. Używając specjalne programy możesz zapisać te dane w specjalnej bazie danych iw razie potrzeby podstawić je do formularzy na stronach internetowych.

Skrypt IE

Witryna programisty: www.iescripter.com
Rozmiar dystrybucji: 1,2 MB
Status: oprogramowanie współdzielone

W wyniku instalacji IE Scripter dodaje własny przycisk do paska narzędzi przeglądarki Internet Explorera. Po zapoznaniu się z formularzem na stronie internetowej należy wprowadzić dane, a następnie kliknąć ten przycisk. W oknie przeglądarki zostanie wyświetlony dodatkowy panel, za pomocą którego sterowane jest działanie programu. Możesz zapisać dane wprowadzone w formularzu. Jednocześnie program pozwala wybrać, które wartości zachować, a które pominąć.

Po zapoznaniu się z formularzem na innej stronie, aby skorzystać z zapisanych danych, kliknij przycisk Załaduj, a program automatycznie zastąpi wszystkie wartości w wymaganych polach. To prawda, należy zauważyć, że program nie zawsze działa poprawnie, szczególnie w przypadku pól rozwijanych. Ponadto nie ma na celu używania różnych danych dla jednej strony otwartej w Internet Explorerze, na przykład nie można zastosować danych z kilku skrzynki pocztowe- program nie jest w stanie zapamiętać kilku zestawów wartości.

Oprócz tej metody wypełniania, można przechowywać w bazie IE Scripter domyślny zestaw wartości, z których program będzie korzystał podczas wypełniania formularzy, które napotka na stronach internetowych. Parametry te należy ustawić w oknie ustawień programu. Należy zauważyć, że zestaw standardowych parametrów jest niewystarczający i nie zawsze wystarczają one do wypełnienia formularzy. Parametry te można wczytać z zestawu zapisanego w Ustawienia internetowe poszukiwacz. Ponadto program nie posiada możliwości edycji listy słowa kluczowe, za pomocą którego określany jest typ pola w formularzu internetowym.

Program ma elastyczne ustawienia. Ustawienia można zapisać w specjalnym pliku. Wśród dodatkowe funkcje programów można zauważyć narzędzia do generowania haseł i przeglądania plików cookie.

iNetFormFiller

Witryna programisty: www.inetformfiller.com
Rozmiar dystrybucji: 2,8MB
Status: oprogramowanie współdzielone

Po zainstalowaniu i obowiązkowej rejestracji programu iNetFormFiller jego ikona zostanie umieszczona w zasobniku systemowym.

Główne okno programu zawiera ankiety z bardzo szczegółowymi informacjami o użytkowniku. Wydaje się, że twórcy programu przewidzieli wszystko możliwe opcje pól wejściowych, nawet tych, które są bardzo rzadkie przy wypełnianiu formularzy internetowych. Dane formularza są przechowywane w profilu, który można dostosować, losowo wybierając pola, które będą w nim zawarte, a także tworząc grupy pól. Ponadto kwestionariusz może zawierać pola o absolutnie dowolnych standardach. Jednak niektóre pola można ze sobą łączyć. W takim przypadku, po wprowadzeniu pewnych informacji w jednym polu, pozostałe z nim związane mogą zostać automatycznie wypełnione określonymi wartościami. Podczas tworzenia profilu program obsługuje usuwanie dodatkowych pól. Gotowe profile można zapisać jako szablony i wykorzystać później przy tworzeniu innych profili.

W przeglądarka internetowa Explorer, po zainstalowaniu programu osadzony jest dodatkowy pasek narzędzi iNEtFormFiller.

Program ten potrafi również wypełniać formularze na dwa sposoby - poprzez podstawianie zapisanych danych w polach na stronie internetowej, lub poprzez zapisywanie danych wprowadzonych do formularzy na stronie internetowej. Aby wypełnić formularz wystarczy kliknąć przycisk Wypełnij, a wszystkie dane zostaną zapisane w formularzu.

Wszystkie strony wypełnione przez program są przechowywane w specjalnej sekcji - liście kart formularzy. Jeśli wybierzesz kartę formularza na liście, pola tej strony zostaną wyświetlone obok niej w oknie programu, które można edytować w trybie offline, po prostu wprowadzając tam niezbędne wartości. W rzeczywistości karta formularza to ta sama strona internetowa z formularzem, ale z zachowaną strukturą.

W trybie wsadowego wprowadzania danych program umożliwia wypełnianie formularzy on-line standardowymi danymi, przy czym można określić, które dane mają być wprowadzone z profilu, a które ręcznie.

Kolejne ciekawe narzędzie dostępne w iNetFormFiller pozwala rejestrować każdą akcję użytkownika wykonaną w przeglądarce. W tym trybie pracy program zapamiętuje nie tylko wypełnione pola, ale również każde kliknięcie w link lub przycisk. Możesz zapamiętać prawie każdy zestaw działań, a następnie po prostu go odtworzyć właściwa ilość razy, zmieniając w razie potrzeby niektóre parametry.

Należy zwrócić uwagę na elastyczne ustawienia programu. Dla każdej strony program pozwala ustawić własne ustawienia, w tym różne opcje zapisywania i wypełniania. Dzięki funkcjom eksportu i importu ustawień oraz zapisanych profili, bazę programu można przenieść na inny komputer.

RoboForm

Witryna programisty: www.roboform.com
Rozmiar dystrybucji: 1,8MB
Status: oprogramowanie współdzielone

Funkcjonalność RoboForm sprawia, że ten program wyróżnia się na tle swoich rówieśników, czyniąc go jednym z najlepszych w swojej kategorii.

Ten program dodaje również własny przycisk do paska narzędzi przeglądarki. RoboForm może zapisywać dane, które wprowadziłeś na stronach internetowych. Jednocześnie program przechowuje te dane w specjalnych zapisach zwanych przepustkami. Te przepustki mogą być używane do wypełniania formularzy. A jeśli wprowadzisz jakieś dane do formularzy na stronach internetowych, program będzie w stanie rozpoznać Twoje działania i poprosić o zapisanie tych danych.

Za pomocą edytora osób możesz ręcznie zapisać dane do późniejszego wykorzystania podczas wypełniania formularzy. Zawartość bazy programu, przepustki, a także możliwość dodawania nowych wpisów do bazy programu mogą być zabezpieczone hasłem.

Jeśli kilku użytkowników pracuje z programem, dla każdego z nich możesz ustawić własne parametry wypełniania formularzy.

Należy to zauważyć szerokie możliwości ustawienia programu. Na przykład RoboForm pozwala w pełni dostosować kompozycję menu kontekstowe Internet Explorer, możliwe jest również dostosowanie kombinacji klawiszy używanych przez program do wypełniania formularzy.

WebM8

Witryna programisty: www.m8software.com
Rozmiar dystrybucji: 1,59MB
Status: oprogramowanie współdzielone

Program umożliwia pracę z dużą liczbą różnych danych w celu wypełniania formularzy internetowych. Główną niedogodnością pracy z programem jest to, że dla każdego formularza trzeba stworzyć osobną listę wartości pól. Aby wypełnić formularz, należy wybrać w programie wymaganą listę wartości pól, przygotowaną wcześniej. Dlatego przy użyciu WebM8 dość trudno jest wypełnić różne formularze internetowe, które występują na różnych stronach internetowych. Ale jeśli musisz wypełnić te same formularze, program będzie dla Ciebie idealnym rozwiązaniem.

Praca z dokumentami zajmuje dużo czasu użytkownikom, zwłaszcza pracownikom biurowym. Ale istnieje wiele programów, które mogą znacznie zoptymalizować pracę fizyczną podczas pracy z dokumentami poprzez automatyzację niektórych procesów. Wiele z tych rozwiązań jest łatwych w użyciu, bardzo wygodnych i niedrogich, a przez to dostępnych dla szerokiego grona użytkowników. Programy te zostaną omówione w tym artykule.

Organizacja dokumentów

Użytkownicy, którzy mają do czynienia z dużą liczbą dokumentów elektronicznych, doskonale zdają sobie sprawę z sytuacji, gdy pomimo ścisłego systemu katalogów i podkatalogów znalezienie odpowiedniego dokumentu zajmuje dużo czasu. Jednym z rozwiązań tego problemu jest zastosowanie specjalnego programu katalogującego, którego głównym zadaniem jest porządkowanie i sortowanie danych, co w efekcie zapewnia szybkie wyszukanie potrzebnych informacji. Na rynku istnieje ogromna liczba takich katalogów, a wszystkie z nich koncentrują się na katalogowaniu albo dysków, folderów i plików, albo niektórych wysoce specjalistycznych informacji (filmów, monet, znaczków itp.). Do katalogowania dokumentów odpowiedni jest dowolny katalog uniwersalny, który umożliwia katalogowanie folderów i plików różne rodzaje. Pakiet WhereIsIt (http://www.whereisit-soft.com/) uważany jest za najlepszy z tego typu rozwiązań, jednak jest dość drogi, a jego możliwości są dla wielu użytkowników wyraźnie zbędne. Większości wystarczy skorzystanie z pakietu WinCatalog Standard.

Innym sposobem jest łączenie powiązanych dokumentów w złożone dokumenty o strukturze hierarchicznej, przechowywane w plikach danych odpowiadających tym strukturom. W dokumentach o takiej strukturze znacznie wygodniej jest nawigować i znajdować potrzebne informacje, zarówno dzięki strukturyzacji, jak i zaawansowanym funkcjom wyszukiwania w dokumencie. Ponadto taka struktura pozwala na wykonanie wyszukiwania zewnętrznego i wyszukiwanie dokumentów po fragmentach zawartego w nich tekstu. Na przykład pakiet Maple jest przeznaczony do tworzenia dokumentów o strukturze hierarchicznej.

Standard WinCatalog

Deweloper: WinCatalog.com

Rozmiar dystrybucji: 1,62MB

Pracuj pod kontrolą: Windows 95/98/2000/Me/NT4.0/XP

Metoda dystrybucji: http://www.wincatalog.com/ru/download/wincatalogs10ru.exe)

Cena: 200 rub.

WinCatalog Standard to łatwy w obsłudze wielofunkcyjny kataloger z przejrzystym interfejsem w języku rosyjskim (rys. 1). Pakiet umożliwia katalogowanie danych z dowolnych nośników, które można podłączyć do komputera: dyskietek, dysków twardych i sieciowych, zwykłych płyt CD i audio CD, dysków ZIP itp. Dzięki niemu możesz sortować i organizować dowolne foldery i pliki, niezależnie od ich lokalizacji. Dane do katalogu można wprowadzać ręcznie (od razu do folderów wirtualnych) lub skanując dyski (w tym znajdujące się tam archiwa ZIP) - w takim przypadku lepiej jest posortować foldery i pliki wypakowane z dysków do folderów wirtualnych, aby ułatwić orientację, która dzięki obsłudze operacji przeciągnij i upuść nie zajmie dużo czasu.

Ryż. 1. Standardowy interfejs WinCatalog

Ogólne zarządzanie katalogami jest łatwe i wygodne. Podział danych na foldery tematyczne znacznie upraszcza orientację, a rozmieszczenie folderów i ich zagnieżdżonych elementów można łatwo zmienić za pomocą prostego przeciągania i upuszczania. Wyszukiwanie zaawansowane (po nazwie, komentarzu, rozmiarze i dacie modyfikacji; rys. 2), które obsługuje operacje boolowskie i możliwość wyboru konkretnego folderu do wyszukiwania, a także uwzględnia słowa kluczowe (można je roztropnie dodawać do poszczególnych katalogów elementy), pozwala na szybkie odnalezienie żądany dokument, a wyszukiwanie duplikatów polega na usuwaniu zduplikowanych elementów z kolekcji. Eksport całości lub części katalogu dokumentacji do pliku CVS umożliwia przetwarzanie danych w innej aplikacji (np. MS Excel), natomiast eksport do pliku HTML jest wygodny do wydruku katalogu.

Ryż. 2. Wyszukaj dokumenty w WinCatalog Standard

Klon 6.25

Deweloper: Kryształowe systemy biurowe

Rozmiar dystrybucji: Klon — 5,3 MB, Klon Profesjonalny — 5,89 MB

Pracuj pod kontrolą: Windows (wszystkie wersje)

Metoda dystrybucji: shareware (30-dniowa wersja demonstracyjna: Maple — http://www.crystaloffice.com/maple.exe, Maple Professional — http://www.crystaloffice.com/maplepro.exe)

Cena: Klon – 21,95 USD, Klon Profesjonalny – 30,95 USD

Maple to łatwy w użyciu menedżer dokumentów, który pozwala łączyć różnorodne materiały w struktury hierarchiczne i uzyskiwać w rezultacie ustrukturyzowane dokumenty: biznesplany, raporty, notatki analityczne, broszury itp. W tak zhierarchizowanych drzewach dokumentów różnorodne informacje są prezentowane w bardziej przejrzysty sposób, a odnalezienie dowolnego dokumentu jest znacznie łatwiejsze niż przy standardowym katalogowaniu. Do przeglądania dokumentów utworzonych w Maple potrzebny jest specjalny program Maple Reader, który można bezpłatnie pobrać pod adresem: http://www.crystaloffice.com/mreader.exe (2,51 MB). Pakiet posiada przyjazny interfejs (Rys. 3) i jest na tyle łatwy do nauczenia, że nawet brak rosyjskojęzycznej lokalizacji programu nie stanie się przeszkodą dla większości użytkowników, dlatego ta decyzja można polecić najszerszemu gronu odbiorców.

Ryż. 3. Interfejs programu klonowego

Menedżer prezentowany jest w dwóch wersjach: podstawowej Maple i rozszerzonej Maple Professional. Wśród podstawowych różnic wersji rozszerzonej jest obecność takich dodatkowe funkcje jak wyszukiwanie dokumentów, sprawdzanie gramatyki, szyfrowanie plików i tworzenie kopii zapasowych struktur hierarchicznych.

Podstawą każdego dokumentu w Maple jest hierarchiczne drzewo węzłów, w którym poziom zagnieżdżenia podwęzłów, jak również ich liczba, nie jest ograniczony. Każdy węzeł to osobny dokument zawierający nie tylko tekst (wpisany bezpośrednio, wklejony ze schowka lub zaimportowany z dokumentów w formatach RTF, DOC, WRI, HTML), ale także materiał tabelaryczny, grafikę, linki do podstawowych fragmentów finalnego dokumentu lub pliki itp. Podczas przygotowywania dokumentów zapewniony jest standardowy zestaw funkcji do pracy z tekstem: zmiana rodzaju i rozmiaru czcionki, tworzenie list, projektowanie akapitów, używanie stylów itp. Integracja z MS Word umożliwia korzystanie ze sprawdzania pisowni wbudowany w MS Word do sprawdzania gramatyki i wyszukiwania synonimów nie tylko w języku angielskim, ale także w języku rosyjskim. Wbudowany system redundancji zapewnia możliwość tworzenia skompresowanych plików kopie zapasowe dokumenty hierarchiczne (w formatach ZIP i CAB). Wbudowany kreator szyfrowania pomaga szyfrować poufne dokumenty za pomocą algorytmu kryptograficznego Blowfish. A moduł wyszukiwania Finder pozwala szybko znaleźć potrzebne dokumenty według fragmentu nazwy, autora, komentarzy, treści (ryc. 4) itp.

Ryż. 4. Wyszukiwanie dokumentów według treści
w nich tekst w Maple

Szybki dostęp do dokumentów

Technologia komputerowego przygotowania dokumentów zakłada, że stworzone dokumenty są wielokrotnie wykorzystywane w przyszłości. Na przykład podczas opracowywania nowego dokumentu możesz potrzebować jednego lub dwóch akapitów z wczorajszego dokumentu lub nowy dokument jest na ogół kopią starego, ale ze zmienionymi informacjami zmiennymi itp.

Niestety, użytkownik nie zawsze jest w stanie zapamiętać nazwę ważnego dokumentu utworzonego przedwczoraj, a czasami nie ma pojęcia, gdzie go szukać. Oczywiście trzeba nadać dokumentom sensowne nazwy i zapisać je w porządnym katalogu, ale niestety bywa inaczej, ze względu na pośpiech, rozpraszające uwagę telefony itp. W rezultacie wyszukanie wymaganego dokumentu może zająć dużo cennego czasu - w końcu nie jest wcale faktem, że będziesz mógł go otworzyć za pomocą listy Windows, linki do najnowszych dokumentów dostępnych za pośrednictwem Menu startowe. Chodzi o to, że ta lista:

ograniczona do 15 dokumentów - oznacza to, że prawdopodobieństwo dostania się do niej dokumentów np. tydzień temu jest bliskie zeru;
nie pozwala zlokalizować dokumentu, jeśli pamiętasz część tekstu, ale zapomniałeś nazwy pliku;
nie obejmuje dokumentów o tej samej nazwie (ale różnych) zapisanych pod tą samą nazwą, ale w różne foldery, co jest istotne na przykład podczas wspólnej pracy nad dokumentem z utworzeniem kilku wersji.

Jest jeszcze jeden problem - przewidziany w lista okien ostatnich dokumentów jest jednym z kanałów wycieku poufnych danych, ponieważ każdy użytkownik (w tym atakujący) może go wykorzystać do poznania charakteru czynności komputerowe właściciel. Dlatego zaleca się regularne czyszczenie tej listy, na przykład za pomocą narzędzi do usuwania „śmieciowych” danych z dysku. W rezultacie dochodzi do pozornie paradoksalnej sytuacji: jeśli użytkownik regularnie niszczy informacje o ostatnio używanych dokumentach dla celów bezpieczeństwa, to traci szybki dostęp do nich i W przeciwnym razie na ryzyko stania się ofiarą intruzów. Istnieje jednak wyjście - możesz użyć specjalistycznego narzędzia ActualDoc, które się rozwija cechy okien w zakresie pracy z najnowszymi dokumentami.

Jeśli żądany dokument został utworzony dawno temu i dlatego nie może pojawić się na liście ostatnio otwieranych dokumentów (zarówno wbudowanych w Windows, jak i na liście ActualDoc), będziesz musiał skorzystać z jego wyszukiwania. Tu pojawia się kolejny problem – z reguły użytkownik nie pamięta nazwy dokumentu (a także daty jego powstania), ale wie, jakie słowa kluczowe znajdują się w tekście. Oznacza to, że musisz wyszukać dokument po fragmentach zawartego w nim tekstu - niestety, chociaż zadanie to można rozwiązać za pomocą wbudowanego Narzędzia Windowsa czy np. Worda, ale bardzo mierny. I nie chodzi tylko o to, że takie poszukiwanie nie jest do końca oczywiste i odbywa się powoli – czasem można to znieść. O wiele ważniejsze jest to, że nie wszystkie pliki zostaną znalezione – cechy morfologiczne języka rosyjskiego nie będą brane pod uwagę podczas wyszukiwania, więc pliki, w których wyszukiwane słowa mają inną końcówkę przypadku, nie zostaną znalezione. Jednocześnie wyspecjalizowane narzędzia wyszukiwania, takie jak Isleuthhound (http://www.isleuthhound.com/ru/), Superior Search (http://superiorsearch.ru/), Archivist 3000 i Phoenix Search (http ://indexlab .net/) może szybko znaleźć potrzebne dokumenty, niezależnie od ich lokalizacji. Pakiet „Archivarius 3000” wydaje nam się najbardziej atrakcyjny spośród wymienionych rozwiązań pod względem stosunku „cena do jakości”.

Dokument Rzeczywisty 3.5

Deweloper: Oprogramowanie Flexigen

Rozmiar dystrybucji: Standardowy - 4,1 MB, Profesjonalny - 3,6 MB

Pracuj pod kontrolą: Windows 2000/XP/2003/Vista

Metoda dystrybucji: Standard — freeware (http://www.flexigensoft.com/files/download/actualdoc-standard.exe), Professional — shareware (14-dniowa wersja demonstracyjna — http://www.flexigensoft.com/files/download/ctualdoc.exe )

Cena: Standard jest bezpłatny, Professional kosztuje 19,95 USD

ActualDoc to najnowszy menedżer dokumentów, który zapamiętuje używane dokumenty i zapewnia szybki i bezpieczny dostęp do nich. Program jest prosty i intuicyjny, posiada przyjazny interfejs ze wsparciem dla języka rosyjskiego (ryc. 5) i praktycznie nie wymaga czasu na opanowanie, tym bardziej, że towarzyszy mu kompleksowy system pomocy, dzięki czemu może stać się niezastąpionym narzędziem do zarówno profesjonalistów, jak i użytkowników domowych.

Ryż. 5. Interfejs programu ActualDoc

ActualDoc śledzi przesyłanie nieograniczonej liczby dokumentów określony przez użytkownika termin (domyślnie - 60 dni), obsługuje ponad 40 formatów plików (pliki tekstowe i graficzne, dokumenty MS Office i dokumenty HTML, pliki PDF itp.) i umożliwia szybkie pobranie dowolnego z nich. Znalezienie odpowiedniego dokumentu w środowisku programu nie stanowi problemu. Jeśli zwój dokumentów, które zapamiętała, jest stosunkowo mały, możesz wybrać dokument bezpośrednio z listy. W przeciwnym razie bardziej zasadne jest wstępne ograniczenie listy potencjalnych wnioskodawców poprzez jej filtrowanie (możliwe jest filtrowanie według okresu). O po interwale, rozszerzeniu i kategorii) lub po nazwie dokumentu (ogólnie) lub po fragmencie zawartego w nim tekstu (jednak wyszukiwanie w tekście rosyjskim nie zawsze kończy się sukcesem). Istnieje inny sposób szybkiego otwarcia żądanego dokumentu – poprzez wbudowane zakładki (takie same jak w Internet Explorerze; rys. 6), które można przypisać do poszczególnych często używanych dokumentów i znacznie przyspieszyć dostęp do nich, gdyż nie trzeba szukać. Wybrany dokument jest dostępny we wbudowanej przeglądarce - do przeglądania, wyszukiwania i kopiowania, a także w zewnętrznej aplikacji - do edycji i może służyć do pełnego przetworzenia, selektywnego skopiowania z niej informacji lub przesłania dokumentu e-mailem. -Poczta. Jednocześnie samą listę dokumentów można ukryć przed wścibskimi oczami i hasło chronione- w takim przypadku ostatnio używane pliki nie będą wyświetlane w menu Start -> Dokumenty.

Ryż. 6. Otwieranie dokumentu za pomocą zakładki
w ActualDoc

Pakiet występuje w dwóch wersjach: bezpłatna podstawowa Standard oraz płatny fachowiec. Funkcje darmowej wersji nie pozwalają na przeglądanie dokumentów we wbudowanych przeglądarkach, korzystanie z funkcji wyszukiwania (w rezultacie możesz wyszukiwać dokumenty tylko wizualnie, przeglądając pełną lub przefiltrowaną listę), tworzyć własne kategorie i edytować zakładki.

Archiwista 3000 (3,82)

Deweloper: Likasoft

Rozmiar dystrybucji: 3MB

Pracuj pod kontrolą: Windows 95/98/Me/NT/2000/XP/2003/Vista

Metoda dystrybucji: shareware (30-dniowa wersja demonstracyjna - http://www.likasoft.com/download/arch3000-ru.exe)

Cena: licencja studencka - 195 rubli, licencja osobista - 295 rubli, licencja komercyjna - 900 rubli.

« Archivist 3000 jest optymalnym rozwiązaniem dla Szybkie wyszukiwanie dokumenty w 18 różnych językach (m.in. rosyjski, angielski, niemiecki i francuski), skierowane do szerokiego grona użytkowników. Program zapewnia natychmiastowy dostęp do dokumentów znajdujących się na dysku twardym, sieciowym i dyskach wymiennych (CD, DVD, ZIP itp.) i może pracować ze wszystkimi popularnymi typami dokumentów (pliki PDF, dokumenty MS Office, pliki tekstowe itp.). Może przeszukiwać archiwa (ZIP, RAR itp.), wiadomości e-mail (Outlook, Outlook Express, Nietoperz! itp.) oraz załączonych do nich plików. Ponadto obsługiwane jest wyszukiwanie w bazach danych Lotus Notes i Lotus Domino oraz w bazach wiadomości ICQ, Odigo IM i Miranda IM.

Oprócz zwykłego wyszukiwania po słowie kluczowym lub zestawie słów kluczowych, program obsługuje zaawansowany tryb wyszukiwania z wykorzystaniem funkcji logicznych i może wyszukiwać dokumenty nie tylko po treści, ale także po nazwie pliku, dacie modyfikacji, rozmiarze, typie dokumentu, kodowaniu, itp. (ryc. 7). Dzięki pełne wsparcie Unicode, wyszukiwanie odbywa się poprawnie nie tylko w dokumentach w jednym języku, ale także w wielojęzycznych (na przykład z tekstem w języku rosyjskim i niemieckim jednocześnie). Możliwe jest zdalne wyszukiwanie dokumentów przez Internet z późniejszym dostępem do znalezionych dokumentów przez dowolną przeglądarkę internetową, np. Internet Explorer. Wyniki wyszukiwania mogą być prezentowane w trybie wycinkowym, gdy wyświetlane są najważniejsze (istotne) fragmenty wybranych dokumentów z podkreśleniem znalezionych słów, oraz w trybie tabelarycznym, gdy wyświetlane są krótkie informacje o dokumentach (rys. 8), za pomocą których można je być sortowane.

Ryż. 7. Wyszukiwanie dokumentów w środowisku Archivist 3000

Ryż. 8. Opcje prezentacji wyników wyszukiwania
w „Archiwariuszu 3000”

Wypełnianie standardowych dokumentów

Przygotowanie standardowe dokumenty zajmuje znaczną część czasu tym użytkownikom, którzy dyżurując zajmują się przygotowywaniem różnego rodzaju dokumentacji w firmach ubezpieczeniowych, bankach, kancelariach notarialnych, firmach świadczących różnego rodzaju usługi itp. Z reguły takie dokumenty są tworzone w Edytor tekstu Word oparty na oryginalnie zaprojektowanych dokumentach bazowych, które po prostu zastępują niektóre zmienne informacje. Nie ma w tym nic trudnego, ale duże ilości błędy w dokumentacji są nieuniknione – można np. przypadkowo wpisać dane w niewłaściwym miejscu, w którym powinny się znajdować, wymazać kilka słów z dokumentu itp. Dlatego pożądane jest, aby tylko te pola, w których należy wprowadzić dane, były otwarte do wprowadzania, a cały inny tekst był zablokowany. Zapewniona jest możliwość tworzenia takich dokumentów w programie Word przez programistów. Wystarczy opracować serię szablonów dla wszystkich standardowych dokumentów używanych w organizacji, aby każdy szablon zakazywał zmiany danych na stałe (polecenie Narzędzia -> Ustaw ochronę -> Zabroń zmian innych niż wprowadzanie danych do pól formularza) i szkolić użytkowników w zakresie tworzenia dokumentów z szablonów. W przypadku typowych dokumentów, gdzie informacji zmiennych jest stosunkowo mało, takie szablony w zupełności wystarczą, aby znacznie przyspieszyć proces przygotowania dokumentów i zmniejszyć ryzyko błędów.

Jednak w praktyce stosuje się wiele standardowych dokumentów, w których informacje zmienne zajmują do połowy objętości, a niektóre dane zmienne w takiej czy innej formie są wielokrotnie powtarzane (ryc. 9) - na przykład imię i nazwisko. w różnych przypadkach pisanie na wpisane daty lub kwoty itp. W tym przypadku użycie szablonów Word niewiele daje, ponieważ wypełnianie dokumentów nawet za pomocą szablonów zajmie dużo czasu, ponieważ wszystkie zmienne dane będą musiały być wprowadzane ręcznie.

Ryż. 9. Przykład dokumentu o dużej objętości
informacje zmienne

Jest jeszcze jedna cecha wykonywania standardowych dokumentów - często wymagane jest przygotowanie nie jednego dokumentu, ale kilku jednocześnie (na przykład, aby sporządzić umowę bankową o otwarciu depozytu, potrzebne są trzy lub cztery rodzaje umów podpisywanie). W związku z tym te same informacje muszą być wprowadzane do różnych dokumentów, co również zajmuje dużo czasu, a prawdopodobieństwo popełnienia błędu odpowiednio wzrasta. Znacznie szybciej można sporządzić takie dokumenty za pomocą specjalistycznych aplikacji służących do automatyzacji procesu przygotowywania standardowych dokumentów, takich jak np. AvtoDoc czy Blitz Document. Aplikacje te opierają się również na wykorzystaniu szablonów, które w przeciwieństwie do konwencjonalnych szablonów Worda nie tylko pozwalają na wprowadzanie danych w przeznaczonych do tego polach (dla których użytkownik musi wypełnić zestaw formularzy z danymi), ale także umieć przekonwertować wprowadzone dane w zaprogramowany sposób, na przykład potrafi zamienić liczbę na słowa, deklinację wyrazów i zwrotów według przypadków gramatycznych itp. Dzięki temu niezbędne dokumenty wypełniane są szybko, a liczba błędów, jakie można w tym przypadku popełnić, okazuje się o rząd wielkości mniejsza niż w przypadku, gdy są one przygotowywane tradycyjnie w Wordzie. Ponadto tworzenie standardowych dokumentów za pomocą specjalistycznych rozwiązań jest również atrakcyjne, ponieważ wszystkie tworzone dokumenty są automatycznie katalogowane i w przyszłości nie ma problemu z odnalezieniem żadnego z nich, a użytkownik nie musi znać zawiłości dokumentacji, ponieważ wszystkie niuanse prawne są już uwzględnione w szablonach.

AutoDoc 1.2

Deweloper: EleWise

Rozmiar dystrybucji: 6MB

Pracuj pod kontrolą: Windowsa 2000/XP/2003

Metoda dystrybucji: shareware (funkcjonalnie ograniczone demo - http://www.auto-doc.ru/download/autodoc/AutoDoc_Demo.exe)

Cena:"AutoDoc-Personal" - 1980 rubli, "AutoDoc-Server" - 2980 rubli, "AutoDoc-Client" - 1490 rubli.

AutoDoc to program pozwalający zautomatyzować i przyspieszyć proces wypełniania standardowych dokumentów za pomocą szablonów utworzonych za pomocą MS Word oraz prowadzenie archiwum dokumentów i ewidencji sporządzonych przy użyciu tych szablonów. Proces generowania w nim nowych dokumentów jest niezwykle zautomatyzowany – wystarczy wybrać z ogólnej listy scenariuszy pożądany scenariusz biznesowy (scenariusz biznesowy to spersonalizowany szablon) i wypełnić formularz wprowadzania wymaganymi danymi (rys. 10). Utworzony dokument można przeglądać, zapisywać, drukować lub otwierać w programie Word w celu dalszej edycji.

Ryż. 10. Tworzenie dokumentu według scenariusza „AutoDoc”

Liczba wbudowanych skryptów jest niewielka (rys. 11), ale można ją rozszerzyć o skrypty niestandardowe, których proces tworzenia jest szczegółowo i graficznie przedstawiony w pomocy i jest w pełni kontrolowany przez kreatora, dzięki czemu jest dostępny dla większość użytkowników. Opracowanie nowego scenariusza obejmuje pięć kroków: wprowadzenie nazwy scenariusza, utworzenie szablonu, zdefiniowanie zmiennych, skonfigurowanie i przetestowanie scenariusza oraz zapisanie go do dalszej edycji (rys. 12). Na pierwszy rzut oka przygotowanie szablonu może sprawiać pewne trudności, gdyż trzeba go stworzyć ręcznie w Wordzie, a to wymaga znajomości języka skryptowego. Ale w praktyce wszystko jest znacznie prostsze - wystarczy zrozumieć, że zmienne są wprowadzane w nawiasach klamrowych, a przed nimi ustawiany jest znak $, cały inny tekst jest drukowany w zwykły sposób (ryc. 13). Nowe szablony można tworzyć nie tylko za pomocą czysta karta, ale także w oparciu o istniejące szablony lub gotowe dokumenty – w pierwszym przypadku wystarczy zmienić ustawienia skryptu i przetestować go ze zmienionymi ustawieniami, a w drugim otworzyć gotowy dokument, zamienić zmieniające się informacje zmiennymi i podać go do programu jako szablon. Zmienne mogą być kilku typów, w tym umożliwiające:

wprowadź dane w kilku polach jednocześnie: imię i nazwisko, dane paszportowe, dane organizacji itp.;
wybrać wartość zmiennej ze zbioru wartości;
wykonywać różne operacje i przeliczenia: obliczyć procent liczby lub VAT z kwoty, zamienić liczbę na ciąg znaków, wprowadzić aktualną datę itp.;
wskazać słowo lub frazę w konkretnym przypadku itp.

Dokumenty tworzone zgodnie ze scenariuszami biznesowymi AutoDoc są zapisywane jako przejrzyście ustrukturyzowane rekordy, dzięki czemu w dowolnym momencie możesz znaleźć żądany dokument poprzez filtrowanie lub wyszukiwanie, przeglądać go, drukować, regenerować lub usuwać.

Ryż. 11. Okno „AutoDoc” z listą wbudowanych grup
scenariusze biznesowe

Ryż. 12. Opracowanie nowego scenariusza w „AutoDoc”

Ryż. 13. Przykład tekstu szablonu w „AutoDoc”,
w którym występują cztery zmienne: „liczba”,
„miesiąc”, „organizacja” i „pełna nazwa”

Program jest dostarczany w dwóch wersjach: dla jednego użytkownika - "AutoDoc-Personal" i dla wielu użytkowników (sieciowy), reprezentowany przez dwa moduły - "AutoDoc-Server" i "AutoDoc-Client". W wersji dla jednego użytkownika wszystkie komponenty systemu znajdują się na komputer lokalny, aw wieloużytkownikowej bazie skryptów, szablonów i rekordów jest instalowany na serwerze, a na komputerach użytkowników instalowana jest tylko część kliencka, co pozwala na korzystanie ze wszystkich materiałów AutoDoc przechowywanych na serwerze.

Blitz Dokument 3.4.1

Deweloper: BlitzSoft

Rozmiar dystrybucji: 991 kB

Pracuj pod kontrolą: Windows NT/2000/XP/2003/Vista

Metoda dystrybucji: shareware (funkcjonalnie ograniczona wersja demo - http://blitz-doc.ru/insblitz.exe)

Cena: 500 rub.

Blitz Document to kompaktowy program do automatycznego kompilowania standardowych dokumentów przy użyciu szablonów skryptów. Pozwala na szybkie generowanie dokumentów na podstawie ponad 30 wbudowanych szablonów (Rys. 14) lub własnych skryptów, które można opracować w oparciu o wbudowane szablony lub puste układy. Stworzenie dokumentu według gotowego scenariusza jest niezwykle proste – wystarczy wybrać rodzaj scenariusza i postępować zgodnie z instrukcjami kreatora, który wiernie przeprowadzi użytkownika przez wszystkie etapy przygotowania dokumentu (rys. 15). Gotowy dokument można przeglądać, drukować, edytować we wbudowanym edytorze tekstu (można korygować zarówno dane zmienne, jak i stałe) lub otworzyć do edycji w programie Word.

Ryż. 14. Lista wbudowanych skryptów Blitz Document

Ryż. 15. Utwórz dokument oparty na skrypcie
Dokument Blitza

Rozwój utworzonych szablonów jest nieco bardziej skomplikowany, ale będzie również w zasięgu większości użytkowników. To prawda, że opanowanie tej funkcji zajmie trochę czasu, ponieważ niestety informacje referencyjne dołączone do programu są przeznaczone dla wystarczająco przeszkolonych użytkowników (jest bardzo skąpy i nie zawiera ilustracji ani przykładów). Technicznie tworzenie nowego szablonu składa się z dwóch etapów: wyboru wbudowanego szablonu lub layoutu, na podstawie którego zostanie on opracowany nowy szablon, oraz sekwencyjne dopasowanie zawartych w nim danych stałych i zmiennych (ryc. 16). Trwałe dane są wprowadzane w ich rzeczywistej postaci, ale nie bezpośrednio do tekstu, ale poprzez okna dialogowe. Informacje o zmiennych są również korygowane podczas dialogu i nie są już wprowadzane bezpośrednio, ale zastępowane zmiennymi z etykietami wieloznacznymi, zaprojektowanymi z uwzględnieniem języka skryptowego używanego w programie. Skrypty mogą nie tylko wyświetlać tekst wprowadzony podczas generowania dokumentu, ale także zmieniać go za pomocą systemu poleceń do podstawiania danych lub ich konwersji. Podaje się na przykład:

Ryż. 16. Opracowanie nowego szablonu na podstawie layoutu
w dokumencie Blitza

deklinacja słów i wyrażeń według przypadków gramatycznych;
konwertowanie liczb na ciągi znaków;
tłumaczenie dat kalendarzowych na łańcuchy;
wykonywanie wszelkich obliczeń stosowanych w dokumentach prawnych i handlowych;
zmiana tekstu w zależności od wartości wprowadzanych danych itp.

Dokumenty utworzone za pomocą Blitz Document są przechowywane w ustrukturyzowanych księgach rachunkowych – pozwala to na szybkie poruszanie się po dokumentacji i niemal natychmiastowe uzyskanie dostępu do niezbędnych materiałów, np. w celu ich wydrukowania. Dodatkowo dokumenty można grupować w wirtualne sprawy, co jest wygodne dla szybkiego dostępu do materiałów związanych z konkretnym tematem lub obiektem występującym w bazie.

OCR w zeskanowanych dokumentach

Użytkownicy, którzy często muszą konwertować dokumenty papierowe (strony książki, gazety, czasopisma lub faksu) do elektronicznego formatu edytowalnego, nie mogą obejść się bez systemu rozpoznawania znaków, czyli systemu OCR (Optical Character Recognition), przeznaczonego do automatycznego wprowadzania tekstu dokumentów papierowych w komputer. Teoretycznie można skorzystać z programu FineReader firmy ABBYY lub CuneiForm firmy Cognitive Technologies – oba są niezawodne w działaniu i wyróżniają się wysoką dokładnością rozpoznawania. Ale pakiet FineReader zawiera uproszczoną i niedrogą wersję programu ABBYY FineReader 8.0 dla użytkowników domowych. Edycja domowa co czyni go bardziej atrakcyjnym dla szerszej publiczności.

ABBYY Fine Reader 8.0

Deweloper: Oprogramowanie firmy ABBYY

Rozmiar dystrybucji: 40,5MB

Pracuj pod kontrolą: Windows 98/Me/NT4.0/2000/XP

Metoda dystrybucji: shareware (brak wersji demonstracyjnej programu FineReader Home Edition, wersja demonstracyjna programu FineReader Professional Edition z ograniczoną funkcjonalnością - http://www.abbyy.ru/download/?param=45793)

Cena: FineReader Home Edition - 990 rubli, FineReader Professional Edition - 3750 rubli.

ABBYY FineReader to idealne rozwiązanie do rozpoznawania dokumentów, które rozpoznaje nie tylko tekst, ale także projekt, co zapewnia dokładne przekazywanie tabel, obrazów oraz podział tekstu na kolumny (rys. 17). Program jest łatwy w użyciu, potrafi rozpoznawać dokumenty wielojęzyczne (obsługiwane jest 179 języków) i wielostronicowe. Możliwe jest rozpoznanie całego dokumentu lub jego poszczególnych stron. Wynik można zapisać w jednym z popularnych formatów: RTF, DOC, XLS, HTML, TXT lub PDF. Możliwe jest zapisywanie wyników rozpoznawania krok po kroku w celu wyeliminowania błędów. Wdrożono eksport wyników rozpoznań bezpośrednio do Microsoft Word, Excel, Lotus Word Pro, Corel WordPerect i Adobe Acrobat. Wbudowany moduł sprawdzania pisowni (dla 36 języków) pomoże przyspieszyć sprawdzanie wyniku, a integracja z Microsoft Word pozwala na wywołanie programu bezpośrednio z Worda, bez rozpraszania się podczas pracy z tekstem.

Ryż. 17. Wynik rozpoznania dokumentu
w programie ABBYY FineReader Home Edition

Program prezentowany jest w dwóch wersjach: FineReader Home Edition, przeznaczonej dla początkujących, oraz FineReader Professional Edition, skierowanej do profesjonalistów. Wersja profesjonalna pozwala na zarządzanie parametrami rozpoznawania (zmiana trybu, wykonywanie rozpoznawania z uczeniem) oraz posiada bogatszy zestaw funkcji rozpoznawania (rozpoznawanie plików PDF, tekstów zrobionych aparatem cyfrowym itp.). Ponadto wersja Professional Edition zapewnia więcej różnych formatów zapisu, dodano możliwość rozpoznawania kodów kreskowych i szybkiego rozpoznawania zrzutów ekranu za pomocą narzędzia Screenshot Reader.

Konwersja dokumentów z formatu PDF

Wszystko dokumentacja techniczna jest obecnie dostępny w formacie PDF do przeglądania dokumentów, w których jest używany bezpłatne narzędzie Adobe Acrobat Reader. Jednak dość często pojawia się potrzeba wykorzystania fragmentów plików PDF przy przygotowywaniu własnych dokumentów lub edycji materiałów w formacie PDF (np. artykułów, umów, raportów itp.). W pierwszym przypadku konieczne będzie wyodrębnienie fragmentów tekstu i/lub obrazów z plików PDF (teoretycznie można to zrobić za pomocą wbudowanych narzędzi programu Acrobat Reader, ale z bardzo miernym skutkiem). W drugim przypadku będziesz musiał przekonwertować dokumenty PDF do formatu edytowalnego (na przykład do formatu Word) przy zachowaniu projektu oryginalnego dokumentu, czego nie ma nawet w programie Acrobat Reader. W takich przypadkach na ratunek przychodzą specjalne narzędzia, z których najbardziej atrakcyjne wydają się pakiety ABBYY PDF Transformer i PDF2Word (http://www.toppdf.com/pdf2word/index.html). Rozważymy pierwszy z nich - choć jest droższy, ma interfejs w języku rosyjskim i umożliwia konwersję plików PDF do kilku edytowalnych formatów, a także potrafi poprawnie rozpoznawać nie tylko tekst w języku angielskim, ale także w języku rosyjskim.

ABBYY PDF Transformer 2.0

Deweloper: Oprogramowanie firmy ABBYY

Rozmiar dystrybucji: 52MB

Pracuj pod kontrolą: Windows 2000 (SP2 lub nowszy)/XP/Server 2003

Metoda dystrybucji: shareware (15-dniowa wersja demonstracyjna - http://www.abbyy.ru/pdftransformer/?param=35957)

Cena: 1490 rub.

ABBYY PDF Transformer to narzędzie do konwersji dokumentów PDF na formaty Dokumenty Microsoftu Word (Ryc. 18), Excel, a także pliki HTML i TXT. Pakiet różni się intuicyjnie przejrzysty interfejs i jest bardzo łatwy w użyciu, dlatego jego rozwój będzie w zasięgu możliwości nawet początkujących użytkowników.

ABBYY PDF Transformer może konwertować dowolne pliki PDF, w tym pliki bez warstwy tekstowej (takie pliki są najczęściej uzyskiwane z zeskanowanych dokumentów i reprezentują obrazy tekstowe), a także poprawnie przetwarzać pliki PDF zawierające dowolną kombinację obsługiwanych języków (w tym rosyjski i angielski) . Narzędzie dokładnie zachowuje projekt oryginalnego dokumentu (obrazy, tabele, kolumny, linki) i pozwala zarządzać opcjami konwersji i zapisywania. Można np. jasno zdefiniować obszary, które program powinien postrzegać jako tekst lub obraz (co dotyczy plików PDF o złożonym układzie), zapisać gotowy dokument w takim samym układzie jak w oryginale lub jako kolumnę tekstu (z obrazkami lub bez – opcjonalnie) itp. W razie potrzeby istnieje możliwość selektywnej konwersji poszczególnych stron lub nawet ich fragmentów. Ponadto ABBYY PDF Transformer może również przeprowadzać konwersję odwrotną, umożliwiając tworzenie plików PDF z dokumentów Microsoft Word, Tabele Excela, prezentacji PowerPoint, diagramów Visio i plików HTML, a także z niemal każdej aplikacji obsługującej drukowanie dokumentu (jest to realizowane za pomocą wirtualnej drukarki PDF-XChange for ABBYY PDF Transformer 2.0).