Настраиваем управление сообщениями с помощью правил Microsoft Outlook. Microsoft Outlook: создание новой папки Управление правилами и оповещениями outlook
Использование правил для сообщений Outlook позволяет экономить время, которое вы могли бы потратить на рутинные процессы и значительно повышает производительность вашей работы. Достаточно настроить правила единожды и в дальнейшем заданные условия будут применяться автоматически. Наиболее популярное правило, которое, наверное, используют все пользователи Outlook - сортировка писем по папкам. В моем ящике без этой сортировки творился бы полнейший хаос. А какие еще правила можно настроить в Outlook?
Правила в Outlook подразделяются на две категории: правила организованности и правила информированности. Кроме того, можно создать пустое правило, чтобы настроить его по своему усмотрению.
- Организованность . Эти правила помогают хранить и отслеживать сообщения. Например, можно создать правило для сообщений от определенного отправителя, например от Егора Трибалова, чтобы его сообщения со словом "отчет" в строке Тема были помечены для исполнения, им была присвоена категория "Отчеты" и они были перемещены в папку с именем "Отчеты Егора".
- Информированность . Эти правила обеспечивают оповещение пользователя тем или иным способом о получении определенного сообщения. Например, можно создать правило, чтобы на мобильный телефон пользователя автоматически отправлялось сообщение при получении сообщения от его руководителя.
- Начать с пустого правила . Эти правила создаются пользователем без помощи шаблона правил, что позволяет разрабатывать полностью настраиваемые правила.
Создание встроенных шаблонов правил для стандартных сценариев
На вкладке Файл выберите пункт Управление правилами и оповещениями .
В диалоговом окне Правила и оповещения на вкладке Правила для электронной почты нажмите кнопку Новое .
В группе Шаг 1 выберите нужный шаблон из коллекции шаблонов Организованность или Информированность .
В группе Шаг 2 щелкните подчеркнутые значение. При выборе ссылки адресаты или общедоступная группа , будет открыта адресная книга.
В окне Шаг 1. Выберите условия отбора выберите условия, которым должны удовлетворять сообщения, чтобы правило применялось.
В группе Шаг 1 выберите действие, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.
В группе Шаг 1 выберите исключения из правила, а затем нажмите кнопку Далее .
В окне Шаг 1 введите имя правила.
В группе Шаг 2 установите флажки для нужных параметров.
Если нужно применить это правило к сообщениям, которые уже находятся в папке Входящие , установите флажок Выполнить это правило для сообщений, которые уже находятся в папке "Входящие" .
Создание правил из сообщения
Кроме того, можно быстро создать правило на основе уже полученных сообщений. Наиболее логичное применение этого правила - перемещение сообщений от заданного отправителя/группы отправителей в одну папку.
Щелкните сообщение, для которого нужно создать правило, затем на вкладке Главная в группе Переместить щелкните Правила .
Предлагаемые правила отображаются в зависимости от отправителя и получателей сообщения.
Сделайте одно из следующего:
- Щелкните одно из предлагаемых правил, выберите папку назначения и нажмите кнопку ОК .
- Чтобы просмотреть другие параметры правил на основе отправителя, получателей или темы сообщения, выберите команду Создать правило .
Откроется диалоговое окно Создание правила .
- В поле При получении сообщения, удовлетворяющего следующим условиям установите флажки для нужных условий.
- В поле Выполнить следующие действия установите флажки для действия, которое необходимо выполнить правилу, когда выполняются указанные условия.
- Установите флажок Переместить элемент в папку .
Щелкните существующую папку или нажмите кнопку Создать , чтобы создать папку для хранения указанных сообщений.
Чтобы добавить к правилу дополнительные условия, действия или исключения, нажмите кнопку Дополнительно и следуйте дальнейшим указаниям в мастере правил.
Думаю любые администраторы Exchange и сотрудники техподдержки сталкивались с некорректно настроенными правилами Outlook и им приходилось тратить часто достаточно большое количество времени пытаясь разобраться в проблеме. Если бы была возможность управлять правилами удаленно не прерывая работы пользователя, это очень сильно помогло бы многим.
К счастью, если вы используете Exchange Server 2010 то вы и являетесь данным счастливцем. Мы можем использовать Exchange Management Shell и несколько командлетов для выполнение всех действий над правилами. У нас есть возможность создавать, удалять, отключать и изменять правила почтового ящика без взаимодействия с пользователем!
Понимание обработки правил
Правила, выполняющиеся на стороне сервера не требуют каких либо действий от локальной машины. В качестве примера подобных правил можно показать следующие: изменение важности сообщения, перемещения входящего сообщения в определенную папку, удаление сообщения и прочее..
Правила, выполняющиеся на стороне клиента требуют обработки Outlook, примером подобного правила будет перемещение определенного сообщения в PST папку. Данное правило не может быть обработано на стороне сервера, так как сервер не работает с PST файлами в данном контексте.
Когда вы создаете правило в Outlook и некоторые из опций требуют обработки на стороне клиента, Outlook предупреждает вас об этом следующим сообщением:
Почему важно знать различие между видами обработки правил? Когда мы будем управлять правилами с помощью Exchange Management Shell все правила, выполняемые на клиентской стороне будуте удалены.
Создание правил в Outlook 2010…
Создавать правила с помощью Outlook 2010 очень просто. Для того чтобы сделать это, нажмите кнопку Rules, расположенную в меню Home , затем нажмите Manage Rules & Alerts… и вы увидите список всех правил. Если у вас есть какие либо клиентские правила, они отмечены как (client-only) в конце каждого правила.
Просмотр правил через EMS
Теперь, когда мы знаем как создавать правила с помощью Outlook 2010 настало время научиться получать список всех правил определенного пользователя через Exchange Management Shell.
Командлет, используемый для получения списка называется Get-InboxRule:
Get-InboxRule –Mailbox
Если вы хотите увидеть какое то определенное правило, используйте команду
Get-InboxRule –Mailbox
Для более удобного просмотра правил, используйте следующую конструкцию:
Get-InboxRule –Mailbox
Изменение правила
Предположим что ваш руководитель имеет правило, которое выставляет для сообщений, содержащих слово Payroll голубую категорию. Однако, этим утром он внезапно решил, что было бы намного веселее, если бы данным письмам выставлялась красная категория и они помечались как важные.
У нас есть различные пути для решения этой задачи: мы можем послать сотрудника техподдержки, который на месте за 10 секунд исправит правило, либо мы можем подключиться к руководителю удаленно и выполнить данное действие, либо мы можем воспользоваться данным руководством и сделать все быстро и красиво не прерывая работы пользователя.
Решение, которое займет минимальное время и не выставит вас лишний раз перед лицом начальства кажется более предпочтительным? Итак, сделаем же это. Для начало запустим командлет из предыдущей секции для просмотра правил.
Теперь посмотрим на правило более детально с помощью командлета:
Get-InboxRule –Mailbox Anderson -Identity “Subject contains ‘Payroll’”
и на следующем рисунке мы можем увидеть что нам нужно изменить атрибуты ApplyCategory и MarkImportance.
Теперь мы знаем нужные нам атрибуты, от нашего руководителя знаем какие значения необходимо им присвоить, займемся этим:
Set-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity "Subject contains ‘Payroll’" -ApplyCategory {Red Category} -MarkImportance 2
Теперь проверим правило и убедимся что все работает.
Отключение или удаление правил
У нас также есть возможность отключать или удалять правила. Предположим что наш руководитель опять изменил свое мнение (бывает у них такое, что поделать) и теперь он не хочет что с сообщениями содержащими слово Payroll просходили какие-либо изменения. Мы можем выполнить это просто отключив правило с помощью следующего командлета:
Disable-InboxRule -Mailbox Anderson -Identity "Subject contains ‘Payroll’"
Результат можно увидеть на рисунке ниже:
Если вы хотите полностью удалить правило, процесс очень похож, отличает лишь командлет. Используйте:
Remove-Inboxrule –Mailbox
Командлет запросит подтверждение удаления. Нажмите Y и правило будет удалено
Создание правил с помощью EMS
На ряду с изменением, удалением и отключением правил мы также можем создавать новые правила с помощью Exchange Management Shell. Предположим нам нужно создать правило, при котором любому сообщению приходящему от IT отдела будет присваиваться оранжевая категория и высокая важность.
Для создания данного правила будет использован следующий командлет:
New-InboxRule -Mailbox anderson -Name ADM_ITRule -From [email protected] -ApplyCategory ‘Orange Category’ -MarkImportance ‘High’
Используя данную концепцию мы можем создавать правила для группы пользователей. Предположим нам нужно настроить предыдущее правило для всех пользователей. Мы можем сделать это с помощью следующего командлета:
Get-Mailbox | foreach { New-InboxRule -Mailbox $_.Name -Name
Помните о том, что говорилось в самом начале статьи. После запуска данного скрипта будут удалены все правила, выполняющиеся на клиентской стороне. В случае именно этого скрипта все правила будут удалены у всех пользователей. Будьте бдительны.
Качественный и недорогой ремонт квартир под ключ . Отличные мастера сделают из вашей квартиры или дома конфетку. Квартирный вопрос позеленеет с зависти увидев этот ремонт.
На мой взгляд самая важная часть дома это кухня. В ней мы постигаем премудрости кулинарии, восхищаемся получившимися блюдами. И находиться в некрасивой, плохо организованной кухне для меня просто отвратительно. Именно поэтому кухни Долгопрудный дали мне именно то, что я хотел – красивую, удобную, функциональную кухню.
Небольшая заметка на тему ограничений на максимальный размер правил в Outlook. Правила Outlook – мощный инструмент, позволяющий организовать и автоматизировать работу пользователя в Outlook.
Благодаря правилам можно настроить перемещение, пересылку, удаление входящей и исходящей корреспонденции, организовать сортировку и категоризацию писем и много другое… Однако нельзя создать бесконечное количество правил, т.к. максимальный размер правил ограничен – причем это ограничение не самого Outlook, а почтового сервера Exchange, на котором хранится ящик пользователя.
В некоторых случаях при создании или редактировании правил в Outlook может появиться окно с сообщением о невозможности записи правила на сервер:
Одно или несколько правил не удалось передать на сервер Exchange и они были отключены. Возможно, некоторые параметры не поддерживаются или не хватает места для хранения всех ваших правил.
В английской версии Outlook ошибка выглядит так:
Это означает, что в вашем ящике на почтовом сервере Exchange кончилось место для хранения правил. Количество места, выделяемое под правила зависит от версии Microsoft Exchange:
- Exchange 2003 – под правила отводится 32 Кб (этого в среднем хватает на хранение 20 – 25 правил)
- Exchange 2007/ Exchange 2010/ Exchange 2013 / 2016 – под правила отводится 64 Кб
В Exchange 2003 ограничение на максимальный размер правил является фиксированным и изменить его нельзя. В более новых версиях Exchange объем памяти под хранение правил можно увеличить до 256 Кб. Лимит правил устанавливается индивидуально для каждого пользователя через специальный атрибут RulesQuota .
Текущий размер квоты правил Exchange для конкретного пользователя можно узнать с помощью следующей команды, выполненной в Exchange Management Console:
Get-Mailbox username | ft name, RulesQuota
Чтобы увеличить память для ящика:
Set-Mailbox -identity username -RulesQuota 256Kb
Примечание . Для квоты на размер правил можно задать следующие значения: 64 KB, 128KB или 256KB.
Если нужно увеличить лимит под правила сразу для всех ящиков, вам поможет команда:
Get-Mailbox | Set-Mailbox -RulesQuota 128KB
В том случае, если и этого места для хранения правил будет недостаточно, пользователю рекомендуется прибегнуть к следующим манипуляциям:
- Удалить ненужные правила
- Объединить правила (например, перемещающие письма в одну и ту же папку)
- Уменьшить названия правил
- Если одно из правил перемещает письма в файл личных папок.pst, необходимо переместить архив в каталог с более коротким путем. Например, из папки C:\Documents and Settings\winitpro\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook\mymail2013.pst в папку C:\mail\mymail2013.pst
Деловая переписка по интернету в наше время стала обыденным делом. Через электронные письма передаётся масса нужной и важной информации, отправляются документы и даже заключаются сделки. Что делать, если ваша работа напрямую связана с электронной почтой, но по каким-то причинам (отпуск, командировка) вы не сможете иметь доступ к вашему почтовому аккаунту? Outlook позволяет держать связь с адресатами даже на расстоянии.
Как сделать автоматический ответ в Outlook: шаблоны и правила
Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.
Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны - хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.
Правила в Microsoft Outlook - это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.
Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.
Создание шаблона для версий Outlook 2003 и 2007
Навряд ли кто-то ещё пользуется этими «динозаврами» мира электронной почты, но если вам посчастливилось заполучить рабочее место именно с таким софтом, то эта инструкция для вас.
Создание шаблона для версий Outlook 2010–2016
Алгоритм действий в более поздних версиях гораздо упрощён, но в то же время добавлен новый функционал в настройках.
Создание правила для версий Outlook 2007 и 2003
Чтобы создать правило в Outlook версий 2003 и 2007, делаем следующее:
Какие отличия в настройках для версий 2010, 2013, 2016
Принципиальной разницы в настройках нет. Есть небольшие улучшения в процессе.
Видео: как включить автоответчик в Outlook 2013
Как отключить автоответ
Тут всё ещё проще, чем при настройке включения. В версиях 2010–2016 при очередном заходе в Outlook при включённых автоответах вы увидите соответствующее предупреждение («Для данной учётной записи выполняется отправка автоответов»). Нажмите на кнопку «Отключить», и все праметры будут отключены.
В 2007 и 2003 версиях нужно будет перейти в меню «Сервис», в пункт «Заместитель» и выбрать подпункт «Я нахожусь на работе».
Зайдите в сервис «Заместитель» и отключите автоответ
Почтовый клиент Outlook значительно упрощает работу с электронной почтой. Без сомнения, автоответчик во время отпуска для человека, чья работа постоянно связана с перепиской, - незаменимая вещь. Остаётся только правильно настроить параметры вашего личного «заместителя» и со спокойной совестью заняться своими делами или же просто отдохнуть!
